TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
01/04/2018

Du lịch MICE – Tổ chức hội thảo, Hội nghị khách hàng … là một xu hướng mới trong việc kết hợp Du lịch hội nghị với các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp. MGM Event tự hào là đơn vị chuyên nghiệp trong việc tổ chức sự kiện MICE cho nhiều khách hàng thân thiết. Tư vấn và đặt dịch vụ: 0914 09 08 01.

MGM Event là đơn vị hoạt động lâu năm trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện, Trong bề dày lịch sử hoạt động của mình Chúng tôi tự hào là đơn vị hàng đầu trong việc tổ chức cung cấp các thiết bị chuyên dùng trong lĩnh vực hội nghị như phòng hội nghị tiện nghi phù hợp số lượng khách dự, nội thất sang trọng, máy trình chiếu cũng như thiết bị dịch đa ngôn ngữ tại ViệtNam.

Với tiêu chí phải luôn đem tới cho khách hàng những dịch vụ có chất lượng tốt nhất thế nên công ty chúng tôi luôn tiếp thu, học hỏi và làm mới phong cách tổ chức sự kiện của mình để bắt kịp nhu cầu thị trường và làm hài lòng mỗi khách hàng khi liên hệ. Thế nên Quý khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm khi giao cho chúng tôi trách nhiệm được đứng ra tổ chức một buổi hội nghị hội thảo với mức phi phí hợp lí, tiết kiệm và mang lại hiệu quả tuyệt vời nhất . 

Chúng tôi luôn cố gắng tỉ mỉ trong từng chi tiết để đem tới sự hài lòng cũng như sự thành công của quý khách hàng. Sau nhiều năm hoạt động, hiện tại MGM Event đã Xây dựng thành công đội ngũ nhân viên nòng cốt cùng với các phương tiện, công cụ, thiết bị cần thiết cho các sự kiện,cùng với cả một mạng lưới đối tác là hàng nghìn khách sạn từ 2 – 5  sao trên cả nước với những mức giá ưu đãi, và giá cả hợp lí cho  từng quy mô, mức kinh phí của quý vị. Chúng tôi cam kết một tinh thần làm việc năng động, hết mình sẵn sàng lên kế hoạch, hỗ trợ và phối hợp với khách hàng để tạo nên những sự kiện thành công và ý nghĩa nhất theo mục đích tổ chức của khách hàng với chi phí thấp nhất.

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG VÀ NHỮNG BƯỚC CẦN THỰC HIỆN

Tổ chức hội nghị khách hàng là công việc quan trọng để tăng cường gắn bó, quan hệ thân thiết, tình cảm của khách hàng với công ty. Hãy cũng MGM Event chúng tôi tìm hiểu những quy trình tổ chức hội nghị khách hàng cơ bản dưới đây:

XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN

Trước khi tổ chức sự kiện, bạn nên xác định chính xác mục đích của sự kiện là gì để có sự chuẩn bị phù hợp. Hầu hết các buổi hội nghị khách hàng đều nhằm mục đích chung là quảng bá thương hiệu, tìm kiếm đối tác, khách hàng nhằm phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, mục đích của sự kiện còn phải tùy thuộc vào từng giai đoạn phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Đó có thể là sự kiện để thu hút khách hàng, tri ân khách hàng, đối thoại để tìm hiểu nhu cầu khách hàng, hoặc tổ chức để tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, sự kiện còn được tổ chức nhằm mục đích trao đổi, thảo luận lấy ý kiến khách hàng để xây dựng hướng đi đúng đắn trong việc phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới. Đây là những yếu tố quan trọng để các doanh nghiệp đánh giá được mức độ thành công của sự kiện.

LÊN DANH SÁCH KHÁCH MỜI

Dựa trên mục đích tổ chức sự kiện, mỗi doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khách mời thích hợp. Ngoài những khách hàng hiện có, danh sách khách mời không thể bỏ sót những khách hàng tiềm năng nằm trong đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, các đại lý, các nhà đầu tư và giới truyền thông,… cũng là khách mời quan trọng.

Việc lên danh sách khách mời trong hội nghị khách hàng sẽ giúp thống kê được số lượng tham dự sự kiện để có sự chuẩn bị chu đáo và sắp xếp nội dung cho sự kiện được tốt hơn.

XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH

Trong kế hoạch tổ chức sự kiện luôn luôn liệt kê đầy đủ những khoản chi cần thiết đế có thể cân nhắc mức chi phù hợp. Thông qua mục tiêu của sự kiện và lượng khách mời tham dự, bạn cần tính toán việc chi tiêu ngân sách thật hợp lý, sao cho hiệu quả đạt được phải tỉ lệ thuận với mức kinh phí đã bỏ ra.

CẦN KHẢO SÁT ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC

Địa điểm tổ chức trước hết cần đáp ứng đủ số lượng khách mời tham gia hội nghị khách hàng. Để làm tốt khâu này, bạn nên giành chút thời gian đến tận nơi xem xét đánh giá không gian của nơi diễn ra sự kiện có phù hợp với quy mô và ý nghĩa của sự kiện, vị trí có thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời hay không.

CÓ KẾ HOẠCH VỀ THỜI LƯỢNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Căn cứ trên tổng thời gian diễn ra chương trình, bạn cần có kế hoạch chia nhỏ thời lượng diễn ra từng phần, khâu trong chương trình để sắp xếp, quản lý quỹ thời gian chặt chẽ, chính xác, không để xảy ra tình trạng sự kiện kết thúc quá sớm hoặc quá trễ so với dự kiến. Tùy vào mức độ quan trọng của mỗi khâu mà có sự phân chia thời gian hợp lý. Chẳng hạn, nếu khâu đón khách kéo dài quá lâu, có thể dẫn đến thiếu hụt thời gian trình bày nội dung của hội nghị, kéo theo một loạt các khâu khác diễn ra sai lệch so với thời gian quy định, làm ảnh hưởng tới tổng thời lượng chương trình.

CHUẨN BỊ CHU ĐÁO CHO VIỆC THUYẾT TRÌNH

Để giai đoạn thuyết trình trong sự kiện diễn ra thuận lợi, yếu tố con người và kỹ thuật đóng vai trò rất quan trọng. Nên lựa chọn người thuyết trình có đầy đủ sự tự tin, có kỹ năng thuyết trình cần thiết, biết cách thu hút sự chú ý của khách mời. Người thuyết trình cần lựa chọn chủ đề thuyết trình đi liền với mục tiêu của sự kiện và nội dung thuyết trình phải bám sát chủ đề đã chọn. Bên cạnh đó, người thuyết trình cần được chuẩn bị tài liệu thuyết trình, trang phục và quà tặng phù hợp.

Về thiết bị kỹ thuật phục vụ khâu thuyết trình, cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, loa, micro (cần có thêm micro dự phòng), máy ảnh, máy quay, hình ảnh, video để trình chiếu trong sự kiện,… Đặc biệt, bộ phận kỹ thuật phải phối hợp đồng bộ, ăn ý với người thuyết trình để đảm bảo không xảy ra sai sót.

CHUẨN BỊ QUÀ TẶNG

Trong mỗi hội nghị khách hàng đều có phần trao quà cho khách mời, các nhà tài trợ, các đơn vị truyền thông và các đại biểu tham dự. Bạn có thể chọn quà tặng là kỷ niệm chương, hiện vật, hiện kim có in logo của công ty mình, phiếu sử dụng sản phẩm miễn phí, phiếu mua hàng giảm giá,..

Ngoài những phần quà giành tặng người tham dự, bạn nên tổ chức xen kẽ một vài trò chơi, hoặc tổ chức bốc thăm trao quà để làm “nóng” không khí của sự kiện.

LỰA CHỌN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp có thể tự tổ chức được hội nghị khách hàng, nhưng điều này sẽ khiến doanh nghiệp không đánh giá, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện. Vì vậy, hãy nhờ đến các các công ty tổ chức sự kiện uy tín đảm nhận việc xây dựng kế hoạch, quy trình diễn ra sự kiện.

Nhưng bạn nên chú ý chọn những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, biết cách sắp xếp quy trình diễn ra sự kiện hợp lý, khả năng thiết kế nội dung đầy đủ, chặt chẽ và khoa học, nhằm đảm bảo thành công cho sự kiện, tạo được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ, đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

MGM Event, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, đã và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm đơn vị phụ trách các sự kiện lớn nhỏ của mình, trong đó có việc tổ chức các chương trình hội nghị khách hàng. Với khả năng thiết kế chương trình chuyên nghiệp, bố trì từng khâu, từng phần chặt chẽ, MGM Event chắc chắn sẽ làm hài lòng mọi khách hàng, góp phần đồng hành cùng doanh nghiệp tạo dựng những giá trị cốt lõi trong hoạt động kinh doanh.

Địa chỉ: Tầng 46 Tòa nhà Bitexco Financial, số 2 Hải Triều, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM

Hotline: 0799 888 141

Email:  booking@mgmtravel.vn

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  • Tổ chức hội nghị khách hàng
  • Tổ chức lễ khởi công - động thổ
  • Tổ chức lễ khánh thành - khai trương
  • Tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm
  • Tổ chức tiệc tất niên cuối năm
  • Tổ chức chạy Roadshow

CHO THUÊ THIẾT BỊ

  • Cho thuê âm thanh ánh sáng
  • Cho thuê nhà bạt không gian 
  • Cho thuê xe du lịch 
  • Cho thuê và thiết kế mới cổng hơi
  • Cho thuê thiết bị quay phim
  • Cho thuê và thiết kế sân khấu